工作流程
采购申请流程
一、事项名称：采购申请
二、办理条件
1、适用范围：学校各部门使用纳入预算管理的资金，有偿取得货物、服务的行为（含购买、租赁、委托、雇佣等）。
2、货物类：仪器仪表、设备、材料、耗材、家具、计算机成品软件、图书、数据库、电子出版物及其他物品等。
3、服务类：系统升级、数据加工、广告宣传、搬迁运输、视频录制等不以实物形式提供的服务。
4、经费要求：采购项目已落实经费来源，严格执行无预算不采购原则。
5、组织形式：投资方采购范围外的学校自主采购项目（集中采购 + 分散采购）。
三、所需材料
1、内部文件处理单（一式三份）：校办（原件）、申请部门（复印件）、资产管理办公室（复印件）各执一份。
2、部门采购请示（一式三份）：校办（原件）、申请部门（复印件）、资产管理办公室（复印件）各执一份，需明确：
（1）采购原因、用途及必要性说明；
（2）采购预算明细：项目名称、规格型号、数量、主要技术参数、金额、服务内容、交付 / 实施时间、使用地点；
（3）经费来源（预算内 / 自有经费）；
（4）市场调研报告、需求论证报告（集中采购项目需提供，论证专家≥3 人且为单数）。
3、预算审批文件（集中采购项目必备）。
四、办理流程
（一）审批签署流程
1、项目使用部门提交采购申请及全套材料，签署部门意见；
2、业务归口管理部门出具拟办与初审意见；
3、财务处、资产管理办公室等相关部门会签；
4、分管业务校领导批示；
5、分管资产采购校领导批示；
6、校长审批并明确经费出口；
7、资产管理办公室按最终批示启动采购。
（二）采购实施流程（按限额与方式执行）
1、分散采购
（1）限额：货物类2 万元（不含）以下（部门自有经费）；服务类1 万元（不含）以下（部门自有经费）。
（2）方式：询价采购、比价、电商直采，过程可追溯。
（3）要求：采购完成后15 日内报资产管理办公室备案，留存全套资料。
2、集中采购
（1）限额：货物类2 万元（含）以上；服务类1 万元（含）以上。
（2）方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价采购、单一来源采购（单一来源需领导小组审批 + 专家论证 + 公示）。
（3）程序：需求审核→编制采购文件→发布公告 / 邀请→资格审查→专家评审→结果公示→确定供应商→签订合同。
3、单一来源采购
（1）适用：唯一专利 / 专有技术、紧急情况、原项目添购（≤原合同 10%）。
（2）流程：申请→专家论证→官网公示（≥5 个工作日）→领导小组审批→谈判签约。
4、特殊采购方式：需调整采购方式的，由资产管理办公室提出意见，报采购工作领导小组批准后执行。
五、办理时限
1、分散采购（线上直采、询价、比价）：3-5 个工作日；
2、集中采购（询价）：5-10 个工作日；
3、公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购：15-30 个工作日。
六、联系方式：027-86396366（王晓宁）、027-86472972（邵琪）
集团家具设备采购预算办理流程
一、事项名称：集团家具设备采购预算申报
二、办理条件：学校各部门提出更新、新增、新建工程的家具、设备采购计划（附预算），未报计划不予配置；
三、所需材料：集团《家具、设备采购年度计划申报清单》、学校《校方验收预入库信息登记表（集团采购）》
四、办理流程：
1、每年11月，由资产管理办公室根据集团通知要求组织全校各部门进行家具、设备类采购计划申报；
2、资产管理办公室对全校各部门申报的家具、设备进行实地初审，重点审核其配置的合理性和必要性。对申请不合规、交叉申报、超标配置、重复配置、未按规定申报以及资产管理现状不佳等情况的相关部门予以核减申报计划；
3、资产管理办公室将初审后的家具、设备类采购计划分类汇总报分管校领导、集团审批；
4、集团、资产管理办公室、部门资产管理员三方一同对各部门申报的家具、设备进行实地复核并反馈最终可配置计划。
5、供应商家按照集团审批后的计划依据学校各部门申报的家具、设配配置地点进行送货安装，资产管理办公室依据《校方验收预入库信息登记表（集团采购）》协同各部门资产管理员以及供应商家完成家具、设备签收及入库。
五、办理时限：依据集团采购进度
六、联系方式：027-86472972（余颂）、027-86396366（王晓宁）
经济合同签订办理流程
一、事项名称：经济合同签订
二、办理条件：
1、仪器设备采购、办公设备及家具批量采购金额2万元(含)以上的采购项目；
2、1万元（含）以上的服务类采购项目。
三、所需材料：
1、学校《采购合同》模版，材料模版详见学校资产管理办公室网址“下载专区”。
2、由资产管理办公室协同申请部门、供应商家完成。申请部门、资产管理办公室、供应商家三方按照采购合同模板共同商榷采购合同中有关项目名称、规格、型号、数量、主要技术参数、金额、服务内容及付款方式等相关条款是否符合相关要求以及国家有关强制性条款规定。
四、办理流程：
1、经办部门按照已经签批的学校《内部文件处理单》填写学校《对外合同（协议）签署审核书》，并签署意见；
2、资产管理办公室在学校《对外合同（协议）签署审核书》上签署意见；
3、经办部门将学校《对外合同（协议）签署审核书》移交至校办完成经济合同审批流程；
4、经济合同签订后，学校、经办部门、资产管理办公室、供应商家各执一份。
五、办理时限：5-15个工作日
六、联系方式：027-86396366（王晓宁）、027-86472972（邵琪）
货物（服务）验收办理流程
一、事项名称：货物（服务）验收
二、办理条件
1、供应商已按采购合同约定完成货物交付或服务履约；
2、项目使用部门已完成到货清点、安装调试、预验收；
3、验收资料齐全、符合合同与学校管理要求。
三、所需材料
1、基础材料
（1）采购合同、中标 / 成交通知书、采购文件、技术参数确认单；
（2）货物到货清单、服务履约记录、培训记录（如有）。
2、验收报告
（1）验收合格后填写：《武汉城市学院项目验收报告》，材料模版详见学校资产管理办公室网址“下载专区”；
（2）资产管理办公室（原件）、项目使用部门（复印件）、财务处（复印件）、供应商（复印件）各执一份。
3、尾款验收：另附质保期履约情况说明、售后服务记录。
四、办理流程（按金额分级组织验收）
（一）分级验收主体（核心依据）
1、合同金额＜5 万元：委托项目使用部门自行验收，验收组≥3 人；
2、5 万元≤合同金额＜10 万元：委托验收归口管理部门组织验收，验收组≥3 人；
3、合同金额≥10 万元（或学校认定重大项目）：资产管理办公室组织学校级验收，验收组≥5 人（资产管理办公室、财务处、纪委、使用部门、归口部门、专家）；
4、捐赠 / 无偿调入：由接收部门验收，报资产管理办公室、财务处入账。
（二）通用验收程序
1、使用部门预验收：到货 / 服务完结后，清点数量、核对规格型号、安装调试、功能测试，确认符合合同要求。
2、提交验收申请：使用部门向对应验收组织部门（使用部门 / 归口部门 / 资产管理办公室）提交验收申请及全套资料。
3、组建验收组：按金额对应要求组建验收组，明确验收依据、标准与分工。
4、现场验收
（1）货物类：核对合同 / 清单 / 实物一致性，通电调试、检测性能指标、核查培训服务；
（2）服务类：按合同指标考评服务质量、履约效果、使用部门评价。
5、出具验收结论：验收组填写《武汉城市学院项目验收报告》，签署验收意见。
6、验收不合格处理：责令供应商限期整改、换货；仍不合格，财务处不予付款，按合同与学校规定追责。
7、验收合格归档与付款：验收报告交资产管理办公室备案、财务处作为付款依据，按流程办理支付。
（三）尾款验收流程
1、项目质保期满（按合同约定），无质量与服务问题；
2、项目使用部门会同供应商向资产管理办公室提交尾款验收申请；
3、资产管理办公室按对应金额层级组织验收组，核查售后服务、质保履约情况；
4、验收合格后，出具尾款验收意见，办理财务尾款支付手续。
五、办理时限
自验收申请提交齐全之日起，5 个工作日内完成验收并出具报告。
六、联系方式
首款验收：027-86472972（邵琪）
尾款验收：027-86472972（余颂）
资产入库办理流程
一、事项名称：资产入库登记
二、办理条件
1、固定资产
（1）单位价值≥1000 元，使用期限≥1 年，使用中基本保持原有形态；
（2）单位价值＜1000 元，但使用期限＞1 年的大批同类物资；
（3）家具、图书、档案、文物及陈列品（不论价值高低）；
（4）自制设备组装完成并验收合格，按费用总值入账。
2、低值耐用品：单位价值 500 元（含）～1000 元（不含），使用期限＞1 年，可重复使用、不易损坏。
3、材料：一次性消耗或逐渐消耗无法复原的物资（原材料、燃料、试剂等）。
4、易耗品：使用期限＜1 年，易消耗、易损坏的物资（办公用品、玻璃器皿、零配件等）。
5、通用条件
（1）资产产权清晰、归属学校；
（2）已明确使用部门、领用人、管理人；
（3）已完成验收合格。
三、所需材料
1、购置发票（原件）
2、采购合同（原件）
3、《武汉城市学院项目验收报告》（验收合格）
4、资产系统生成打印单据：
（1）固定资产 / 低值耐用品：资产入库单
（2）材料 / 易耗品：采购入库单、领用申请单
5、资产实物照片（固定资产必备）
四、办理流程
（一）固定资产、低值耐用品入库流程
1、系统建账：验收合格后5 个工作日内，使用部门资产管理员登录资产管理系统→资产管理→入账管理，按 “一物一卡、一卡一号” 录入信息，提交审核。
2、资产管理办公室审核：资产管理办公室3 个工作日内完成审核，不合格退回修改，合格后打印资产标签。
3、打印入库单并签审：系统打印《资产入库单》，经填报人、领用人、管理人、资产管理员、部门负责人、资产管理办公室负责人手写签字。
4、粘贴标签：领取标签后3 个工作日内按规范粘贴。
5、单据归档：入库单一份交资产管理办公室存档，一份作为报销凭证。
（二）材料、易耗品入库流程
1、系统建账：验收合格后，使用部门经办人登录资产管理系统→仓库管理→采购入库 / 领用申请，完成录入提交。
2、部门内部审核：部门负责人3 个工作日内完成审核。
3、打印单据并签审：系统打印《采购入库单》、《领用申请单》，经验收人、领用人、签收人、部门负责人、资产管理办公室负责人手写签字。
4、报销使用：单据作为财务报销必备凭证。
五、办理时限
1、资产管理办公室审核：3 个工作日
2、全流程办结：1–5 个工作日
六、联系方式：027-86472972【邵琪（教仪）】【余颂（非教仪）】、027-86396366（王晓宁）
资产调拨（变更）办理流程
一、事项名称：资产调拨（变更）
二、办理条件
1、适用范围：学校在账固定资产、低值耐用品在校内不同部门 / 使用人之间转移。
2、触发情形
（1）部门新建、合并、分立、撤销、搬迁等机构调整；
（2）资产连续闲置 6 个月以上、未使用超 1 年、升级换代闲置；
（3）教职工调动、退休、离职等需变更资产使用人；
（4）工作任务调整、存放地点变更、使用人交替。
3、前提要求：资产权属清晰、账实一致，无损坏、缺失等未说明问题。
三、所需材料
1、系统生成单据
（1）跨部门调拨：《资产调拨单》（一式三份，系统打印）；
（2）部门内变更：系统线上提交即可，无需纸质调拨单。
2、辅助材料
（1）机构调整：学校机构调整文件、资产交割清单；
（2）人员变动：人事变动相关证明、资产清零清单。
四、办理流程
（一）跨二级部门调拨（学部 / 处级部门之间）
1、线上发起：调出部门资产管理员在资产管理系统提交调拨申请，填写资产信息、调出理由、调入部门。
2、调入确认：调出部门协同调入部门3 个工作日内在系统确认，明确新使用人、存放地点。
3、部门签字：双方部门负责人在《资产调拨单》上手写签字。
4、资产管理办公室审批：资产管理办公室3 个工作日内完成线上审核。
5、实物交接：双方管理员、使用人现场清点核对，共同签字确认。
6、系统更新：资产管理办公室审核通过后，即时更新资产使用单位、使用人、存放地点。
7、单据归档：原件交资产管理办公室备案，双方部门各留存复印件。
（二）二级部门内部调拨（变更）
1、提交申请:使用人或资产管理员提交内部变更申请，注明原因、新使用人、存放地点。
2、部门审批:部门负责人签字同意。
3、系统变更:部门资产管理员在系统提交变更。
4、资产管理办公室备案:资产管理办公室1 个工作日内完成审核备案，系统自动更新。
（三）人员变动资产调拨
1、资产清零：教职工调动 / 离职 / 退休前，必须完成名下资产交接。
2、分类办理
（1）交还原部门：按部门内部变更流程；
（2）带至新部门：按跨部门调拨流程。
3、办结核验：持《资产调拨单》到资产管理办公室核验，确认无资产后方可办理人事手续。
（四）机构调整资产调拨
1、方案报备：调整部门5 个工作日内提交资产交割方案及清单。
2、交割执行：双方负责人牵头完成实物交接。
3、批量更新：资产管理办公室10 个工作日内完成系统信息批量变更。
（五）禁止行为
严禁任何部门或个人未经系统审批私自调拨、转移、交接资产。
五、办理时限
1、部门内部变更：1–3 个工作日
2、跨部门调拨：3–5 个工作日
3、机构调整批量调拨：≤10 个工作日
六、联系方式：027-86472972（余颂）
资产报废办理流程
一、事项名称：固定资产报废（报损）
二、办理条件
1、符合报废情形：
（1）修理费≥新品市场价 60%；
（2）无法修复 / 无修复价值；
（3）技术陈旧、性能不满足需求；
（4）淘汰换代、能耗不达标；
（5）自制 / 试制设备不合格。
2、符合报损情形：
（1）资产盘亏、毁损、丢失；
（2）已完成责任认定与赔偿（人为原因）；
（3）不可抗力造成损失并提供证明。
3、资产权属清晰、账实一致，已在资产管理系统提交申请。
4、已按原值等级完成技术鉴定。
三、所需材料
1、《资产报废申请报告》或《资产报损申请报告》（含资产明细清单）
2、技术鉴定报告（报废必备）/ 责任认定及赔偿材料（报损必备）
3、部门会议纪要（参会人员签字）
4、佐证材料：不可抗力证明、第三方鉴定资质、涉密审查意见等（如有）
5、系统生成打印：《资产报废单》
四、办理流程
（一）申报与鉴定
1、使用部门整理资料，5 个工作日内完成线下材料准备与线上报废申请提交。
2、按原值组织技术鉴定：
（1）＜10 万元：部门 / 归口部门组织≥3 人鉴定；
（2）≥10 万元：资产管理办公室牵头组织≥5 人鉴定；
（3）专用精密设备：可委托第三方资质机构鉴定。
（二）审核与审批
1、资产管理办公室10 个工作日内完成合规性、材料完整性审核。
2、分级审批：
（1）单项 / 批量原值＜10 万元：资产管理办公室负责人审批；
（2）单项 / 批量原值≥10 万元：资产管理办公室审核→分管校领导审批→校长审定；
3、土地、房屋、车辆等特殊资产：学校审核后按规定上报报备。
（三）实物处置
1、审定通过后15 个工作日内，由资产管理办公室统一组织公开处置。
2、申请部门配合清点交接，严禁擅自拆卸、损毁、丢弃资产。
（四）核销下账
1、处置收入、赔偿款全额上缴财务处。
2、资产管理办公室会同财务处在10 个工作日内完成系统与账务双核销。
（五）涉密资产特别流程
1、提交涉密处置申请 + 保密审查意见；
2、委托有涉密资质单位销毁；
3、凭销毁证明办理核销。
（六）禁止行为
严禁任何部门或个人未经审批、私自报废、拆解、处置、丢弃固定资产。
五、办理时限
1、常规报废：10–20 个工作日
2、大额 / 专项 / 涉密资产：15–30 个工作日
3、学校集中受理：每年 4 月、10 月各一次；紧急项目可随时受理。