武汉城市学院档案工作制度

• 档案安全保卫工作制度

1. 为了搞好档案馆安全保卫工作，确保档案安全、室内安全，保卫工作实行轮流值班制度；

2. 每周有专人负责安全工作，凡在负责值勤期间出现安全问题，由负责值勤的人说明理由并承担责任；

3. 经常检查档案的保管状况，对破损、变质的档案要及时修补、复制。发现被盗、丢失、失密情况时，应及时向领导报告，采取有效措施；

4. 库房内严禁吸烟、不准使用明火、电炉，严禁存放易燃、易爆物品；

5. 防止外界对档案馆网络和计算机系统的攻击，采用在服务器上安装硬盘保护卡等技术措施，确保档案馆网络安全；

6. 离开库房要锁好门，关好窗，防止丢失和损坏档案；

7. 安全值班人员发现安全隐患应及时向档案负责人和有关部门汇报并及时采取整改措施。

二、档案工作保密制度

1. 档案人员以及有关的工作人员要贯彻执行国家有关法律法规，严守档案机密，共同做好档案保密工作；

2. 档案工作人员对自己工作中所涉及的保密内容，不得私自摘抄、复印，不得传播密级档案内容；

3. 档案利用要严格执行查、借阅制度，认真履行手续。借阅保密档案要经调档单位负责人、档案部门负责人签字同意；查、借阅涉及重大问题或重要秘密的档案须经主管院领导批准；

4. 借阅者必须严格遵守保密制度，机要、机密档案只能在档案室阅览，确因工作需要经领导批准方可借出；

5. 对保密档案要严格管理，遵循档案查、借阅登记手续，不得私自带出档案室，不得自行抄录、拍照或复制；

6. 利用不宜公开的档案，须经主管领导批准；

7. 如借阅档案者有失密、损坏和丢失行为时，应立即停止其借阅，并根据损失档案的价值，依据有关规定追究其责任，并报请有关部门处理。

三、档案保管制度

1. 预立卷档案材料，由负责收集整理人员管理，并在两个月之内完成整理，编制档号，入库保管；

2. 凡进入库房的档案，由档案管理人员管理。非档案管理人员不得进入库房；

3. 库房档案柜架应排放整齐，每排柜架之间，要有不少于80公分的通道，四周离墙也不少于50公分，库房内严禁存放杂物，保持整洁干净；  

4. 档案进出库房应有严格手续，每半年对库藏档案进行一次清点核对，以防丢失或放错位置；

5. 档案管理员在接收、转出档案文件材料时必须严格履行相关手续，做好登记，若工作岗位变动时，须将所保管的档案填写移交表一式两份，向接收人移交，做到帐物相符；

6. 档案网络管理员负责计算机系统和数据的安全，并经常对数据进行检查和备份。

四、档案工作统计制度

1. 档案统计是档案工作的重要内容之一，指定专人具体负责，其它同志协助，共同做好档案统计工作；

2. 档案馆要建立健全档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况等日常登记簿，定期进行统计分析，并按要求上报各种统计报表；

3. 档案管理人员要建立健全统计台帐，帐物相符，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁的数据，按期汇总报送统计负责人；

4. 对库藏档案分门类、分产生时间、分保管期限；对档案利用分门类、分人次、分卷数；对档案资料编研分种类进行调查，掌握详细数据，为做好档案统计工作打好基础；

5. 每年年末对当年新增档案数量，档案利用及档案资料编研情况进行一次统计，将各项数据在原基础上进行累加；对当年销毁及转出的档案进行一次统计，在原基础上进行递减，掌握库藏档案的准确数据；

6. 档案统计工作要坚持实事求是的原则，保证统计资料的准确性，如实反映客观情况，确保无遗漏、无差错；保证统计资料的系统性和及时性，做到完整、连续和及时，并妥善存档备查。

五、档案鉴定与销毁制度

1. 加强档案鉴定工作的组织领导，在主管档案工作的副院长领导下，由档案负责人、具体档案工作人员和相关业务人员组成鉴定小组，有计划地进行鉴定工作，确保鉴定质量；

2. 对不同类别的到期档案，要编制销毁清册一式两份，提交给不同门类到期档案鉴定小组进行鉴定，确定到期档案中需要继续保存和无保存价值的档案；

3. 对需要继续保存的到期档案，由鉴定小组确定续存期，单独存放；

4. 对到期已无保存价值的档案，进行登记造册，报请学院分管领导批准后，档案鉴定小组指定两人以上负责监督，个人不得自行销毁。监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字；

5. 鉴定报告、销毁清册及审批文件，应存档保存备查。

六、档案材料接收立卷归档制度

1. 接收文件材料的范围、保管期限按照《学院档案实体分类实施细则》规定办理；

2. 各单位部门档案员要做好形成文件材料的积累和预立卷工作，并按材料形成规律和学院要求及时归档：

党群类、行政类按年度归档，即当年的文件材料在次年六月底前立好卷向档案馆移交；教学类、教学管理类档案按学年度归档，本学年度的文件材料在下一学年度第一学期开学一月内立好卷向档案馆移交；基建、科研等档案应在项目竣工验收后三个月内归档立卷归档；大型仪器设备在购回开箱验收后一个月内归档；刊物档案每年年底前立卷归档；声像档案每年六月底前归档（录音、录像、题辞、照片）；外事、专利档案由相关部门每年一月底前归档上年度形成的专利材料；人事档案、学生、业务档案材料随时归档；

3. 接收的份数

归档的文件材料一般应归一份，但主要的或经常使用的，可根据需要归1—2份；

4. 接收的要求及手续

接收范围内的文件材料必须收集齐全，保持案卷的完整性；接收的文件材料，应当字迹清楚，符合规定的格式及书写标准，符合其形成规律；

5. 学院各单位要做好形成文件材料的积累和立卷工作，并按文件形成规律和要求及时归档；立卷归档的材料中不得有铅笔、圆珠笔书写的材料，不能有金属物；

6. 档案馆对接收的预立卷应逐卷检查，发现不合要求的及时进行纠正。所立案卷应做到材料齐全、内容完整、案卷标题表述准确、卷内目录排列规范、页码准确、备考表填写清楚；

7. 立卷人认真填写移交目录，立卷人与接收人应在移交目录上签字，各保存一份（移交目录表由档案馆提供）。

七、档案查、借阅制度

1. 学院工作人员因工作需要，说明利用档案的目的和范围，可直接查阅本单位归档档案；查阅涉密和限制使用的档案，经申请人单位和档案负责人批准，方可查阅；

2. 学院各部门因工作需要查阅董事会、院长办公会等重要会议记录，须经相关部门领导批准；

3. 档案一般不外借。学院工作人员确因本单位工作需要借出档案时，必须严格履行档案的借阅手续，利用者对所借阅档案文件、技术图纸、照片、实物等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人；归还档案时，要当面点清并予以注销；

4. 机密档案和库存只有一份的科技档案，不外借，只能在档案馆查阅，特殊情况，需借阅、摘录、复印时，经查阅部门领导签字，档案人员审查，主管领导批准方可借出，限期收回；

5. 查借阅档案时，应当注意保密，要精心爱护，严禁在档案材料上圈点、涂改、勾画、折叠及拆散案卷；阅览档案时禁止吸烟、喝水，不准醮水或口涎翻阅档案，确保档案完整无损；

6. 摘录或复制一般档案，须经档案工作人员校对无误后，加盖印章。重要的或密级档案复制时，须经有关部门负责人同意，由档案工作人员负责复印；

7. 借供双方要当面根据卷内目录上所写各项查对相符并当面逐卷点清页数。如确需借出使用，须经主管领导批准，限期收回；

8. 密级科研档案只限于指定的直接需要的部门和人员查阅，同该工作仅有部分关系的人员只能接触有关部分；机密级科研档案只限于该项目直接有关的部门和人员查阅；秘密级科研档案，与该工作有关的部门及人员都可查阅。校外人员谢绝查阅科研档案。校外人员如有特殊需要查阅科研档案，须持本单位介绍信，经主管部门负责人同意；

9. 借出的档案必须在规定时间内归还，如发现有转借、损坏、丢失等情况，依据有关规定予以处理。

八、档案库房管理制度

1. 库房内做到“四无”，即无灰尘、无杂物、无潮湿、无鼠害，柜架放置有序，宗卷排列整齐，编号、索引等均按档案规定要求办理；

2. 阅档人查阅档案时，档案管理人员要自始至终坚守库房，负责指导，查阅完后，要及时将档案还原；

3. 馆藏档案每年适时安排逐卷逐册人工检查、翻动一次；每年要进行虫霉检查，发现虫霉要及时采取防治措施或作特殊处理；

4. 库房门、窗均要有密封设施，防尘与除尘要紧密结合，禁止用湿拖把、湿抹布洗擦地面和柜架，防止灰尘和有害气体进入库内；

5. 库房按规定配备适用和足量的消防器材，定期检查更换。定期检查安全用电和电器线路的情况；

6. 库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防霉、防尘、防鼠、防盗、防高温、防强光）；库房内温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间，库房管理人要认真记录库房内当日的温度和湿度；

7. 档案库房门窗要坚固，要经常保持整洁、空气流通，并有防火、防鼠、防潮、防晒、防尘、防虫、防光等安全措施；

8. 库房管理人员应定期对库房的各类档案进行清点，做好清点记录；

9. 库房内严禁烟火，禁止存放易燃、易爆物品，库房内不准使用台灯、电熨斗、电暖器等电器设备；库房内必须配备报警装置、灭火器材。灭火器材要放在固定位置，不得随便移动，要定期进行检测；库房管理人员必须学会使用灭火器；

10. 库房管理人员离开库房必须关灯、关窗、锁门。要经常检测库房的安全，发现不安全因素及时排除；若无法排除，应及时向领导汇报。