武汉城市学院

档案管理实施办法（试行）

第一章  总  则

第一条  为建立健全档案工作管理机制，规范档案的收集、整理和管理，有效地保护和利用档案，有效地保护和利用档案，更好地为招生、教学、科研、党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、《湖北省档案管理条例》和《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条  学校档案是指学校单位和个人在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业。各单位应加强对档案工作的领导，做到“三纳入”，即：将把档案工作纳入学校整体发展规划和日常工作计划；纳入议事日程；纳入招生、教学、科研和管理等人员的职责范围。

第四条  学校档案是学校各项工作的真实记录，是工作依据和历史凭证，是重要的信息资源，必须实行统一领导，集中统一管理的原则，维护档案完整与安全，有利于档案的开发和利用。

第五条  学校档案工作接受湖北省教育厅、湖北省档案局和湖北省档案馆的监督、指导和检查。

第二章 管理机制和工作职责

第六条 学校设立档案馆，档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导负责。

第七条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用的档案一级管理机构。

第八条 档案馆的主要职责是：

（一）贯彻执行国家和上级档案行政管理机关关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订和完善学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收、整理、鉴定、统计，保管全校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放和利用工作；

（五）负责编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。

（六）建立和健全档案工作管理网络，完善档案队伍建设，负责对学校各部门档案工作人员的业务培训及指导监督考核工作；

（七）参加校外各类档案专业知识培训及经验成果交流活动，不断提高档案工作人员的业务素质和管理水平；

（八）采取多种形式广泛开展档案工作的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）采用先进的科学技术，保证档案数据安全，逐步实现档案管理的现代化；

（十）完成学校领导交办的其他工作任务。

第九条  学校各职能部门及教学单位作为档案二级管理机构，必须明确一位负责人分管本单位的档案工作。

第十条 各单位分管档案工作负责人的职责：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定和健全有关管理制度，将档案工作纳入本部门的发展规划、纳入工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收；

（二）听取本部门兼职档案员关于档案工作的情况汇报，帮助协调和解决档案工作方面的有关问题；

（三）定期检查本部门的档案工作；

（四）定期结合本部门工作实际对档案归档范围提出修改意见。

第十一条 学校各单位科室（系部）作为档案三级管理机构，由综合办公室主任及教学科科长担任兼职档案员，负责完成部门档案工作及教学档案工作。

第十二条  各单位兼职档案员岗位职责是：

（一）参加学校召开的档案工作会议，及时传达并贯彻执行会议精神。

（二）主动接受学校档案馆的业务指导、监督、检查，并积极参加校院内外的档案业务培训及普法宣传活动，不断提高档案意识和业务水平。

（三）负责本部门档案材料的收集、整理、录入、统计及部门档案考核材料上报等工作，按时向档案馆移交规定范围内的档案材料，案卷质量符合要求，移交手续齐全。同时做好本部门其他内部文件的保管工作。

第十三条 各单位兼职档案员应保持相对稳定，在调离工作岗位前，应到档案馆备案，并做好本部门的档案移交工作。

第十四条 档案馆档案工作人员属档案专业技术人员，学校对其进行专业技术职务评聘，享受教学、科研、图书资料人员同等待遇。

第十五条  各部门档案人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十六条  各单位及个人均应遵守本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

第三章  档案的形成和管理

第十七条  学校档案馆根据国家有关档案工作的法律、法规，制订和完善各门类档案的管理办法，确定各门类档案的归档范围和保管期限。

第十八条  学校文件的归档范围（《档案实体分类细则》见附件1）：         

（一）党群工作类

主要包括党政办、工会、团委等部门形成的文件材料。

（二）行政工作类

主要包括学校行政工作的各种机要、行政公文、规章制度、总结、会议材料，劳动人事、安全保卫、法律事务、外事活动、职工教育、医疗卫生、后勤福利、图书档案等方面的文件材料；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料；学校评估及转设方面的专题材料。

（三）教学工作类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料，包括上级及本校有关教学工作的文件、教育改革、教学大纲、培养目标、专业设置等方面的规定、办法等；学籍学位管理及招生工作中形成的各种档案材料。

（四）科研工作类

科研档案是学校承担的科研项目（课题）在科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。有关科研文件、工作规划、请示报告、批复等；学术交流计划、总结、学术委员会组成名单及相关工作中形成的文件材料。

（五）基本建设类

基建档案是学校项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料。工程项目的项目建议书、可行性研究、计划、审批材料，协议、合同，设计、施工、竣工验收、维修、改建、扩建等文件材料。

（六）仪器设备类

设备档案是学校精密仪器、贵重设备（价值 10 万元以上）

在其购置、验收、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样、申购报告、批复，订购合同，技术性文件，设备说明书及全套随机资料。

（七）出版物类

学校编辑出版的报纸、刊物、图书、音像等出版物，以及在活动中形成的具有保存价值的具有保存价值的不同载体的文件材料

（八）外事工作类

学校在与外国团体或个人在学术研究、科研合作、人才交流、友好往来等涉外活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料

（九）财会工作类

财会档案是学校在财务管理和会计活动中形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。各种财务报表、帐簿、凭证等。

• 人事类（人事档案暂归人力资源处管理）

（十一）学生类（见《武汉城市学院学生档案管理办法（试行）》）

（十二）声像档案类

指学校和个人在教学、科研及管理工作活动形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。

（十三）实物档案类

主要包括上级领导来院视察、检查、指导工作的题字等手迹材料；各种团体、个人和校友捐赠的纪念物品；院内各单位获得国家、省、市级各类奖状、锦旗、奖杯等以及其它保存价值的重大活动档案。

归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。电子版材料应与纸质版同步归档。

第十九条  各类档案归档时间安排：

（一）党群类、行政类按年度归档，即当年的文件材料在次年六月底前立卷归档；

（二）各学部和按学年度归档的部门按学年度归档，本学年度的文件材料在下一学年度第一学期开学一月内立卷归档；

（三）基建、科研等档案应在项目竣工验收后三个月内立卷归档；

（四）大型仪器设备档案在设备购回开箱验收后一个月内归档；

（五）出版物类档案由相关部门每年年底前立卷归档；

（六）声像档案在完成制作两个月内归档（录音、录像、题辞、照片）；

（七）外事档案、专利档案由立卷部门每年一月底前完成上年度材料立卷归档。

第二十条  各部门兼职档案员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，交部门兼职档案员检查合格后向学校档案馆移交。

第二十一条  学校实行档案材料形成部门（课题组）立卷制度，学校档案馆派人指导立卷工作。各单位的专（兼）职档案员，在档案形成以后，必须按第十八条的规定向档案馆移交。档案馆对移交档案进行规范整理及数字化加工。

第二十二条  归档要求

同一类的归档文件材料应格式一致，书写、装订工整，字迹、图像清晰，符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求是原件。归档的纸质档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合中华人民共和档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）及国家相关文件要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894-2016）执行。

第二十三条  教职工个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

学校鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式交学校档案馆保存，学校应给予适当奖励。

第二十四条 学校设立档案鉴定工作小组负责对保管期限已满的档案进行鉴定。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，应经学校档案鉴定小组同意，登记造册报分管院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十五条  学校档案馆应加强对涉密档案的管理。关于涉密档案密级的变更和解密，需严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的相关规定办理。

第二十六条  学校档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况或突发事件，档案部门负责人应立即向分管领导和院长报告，及时处理，并根据院长指示，启动档案工作突发事件应急预案。

第二十七条  学校应加强档案馆的信息化建设，逐步实现档案管理信息化。

学校档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案以及破损、褪色修复的档案应当及时加工成电子档案。

第二十八条  学校档案馆负责学校档案的统计工作，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十九条  档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。

第三十条  档案的公布是指首次向全院或社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。

第三十一条  学校档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十二条  任何单位或个人需查阅学校档案馆保存的档案原件，应持单位证明、介绍信或持有其他合法证明或持有个人身份证，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，方可查阅。否则，工作人员有权拒绝。

境外组织或者个人利用学校档案的，按照国家有关规定办理。

第三十三条  摘录、复制档案材料，经审查同意后方能复制。凡涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位负责人同意，必要时报请分管领导审查批准。

第三十四条  学校档案馆应设立专门的阅览室，编制必要的档案检索工具，积极主动地为学校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务，为利用档案创造便利条件和良好的外部环境。

第三十五条  学校档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。若条件允许，应当在相关专业开设有关档案管理的选修课。

第五章  档案信息化建设

第三十六条 档案馆应加强档案信息化建设，将档案信息化纳入学校信息化发展规划。保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存及有效利用。

第三十七条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十八条 积极推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

第三十九条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第四十条  档案馆协同信息技术中心对重要电子档案进行异地备份保管。

第四十一条 档案馆应推进档案信息资源服务平台建设，推动档案数字资源共享利用。

第六章    档案经费、设备和库房

第四十二条  档案馆档案工作所需经费单独立项，列入学校预算。

第四十三条  档案馆实行办公室、阅档室、库房三分开。档案馆应建设适应现代化管理要求的库房，库房容量应与馆藏档案数量的增加相适应。

档案库房应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘、防磁等设备和措施。

第四十四条 档案馆应配置复印机、计算机、扫描仪等设备，以适应档案管理现代化、信息化建设的需要。

第七章  考核、奖励与处罚

第四十五条  学校应建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高学校档案工作管理水平。档案工作要与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第四十六条  有下列情况之一的，学校以及有关单位可给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、积累、预立卷、整理、归档、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的。

第四十七条  有下列行为之一者，学校将依法对直接负责的主管人员和其他直接负责人员给予处分；构成犯罪的，报请司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章  附  则

第四十八条  本办法由学校授权档案馆负责解释，自印发之日起施行。原《学院档案管理实施办法（试行）》（城院档[2013]1号）自印发之日起同时废止。

 

附件1：

 

武汉城市学院

档案实体分类实施细则

 

为了实现我校档案实体分类、编号、排放、检索的标准化、规范化，促进档案业务的整体建设，更好地为学院教学、科研及各项管理工作服务，根据国家教委《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的有关规定，结合我校实际情况，现将我校档案实体划分为十三大类。具体方法如下：

一、档案实体分类的结构模式

（一）档案号的结构模式

全宗号—年度号—机构代码—保管期限—件号（电子档案档号编制例外），三者之间用“—”符号连结。

（二）机构代码的结构模式

一级类目—二级类目，其中一级类目用每类名称主词的汉语拼音的第一个字母标识，二级类目采用“双位制”标识。

（三）各类档案的标识模式以简化卷为例

1.DQ党群类

全宗号—年度号—DQ二级类目代号—保管期限—件号

2.XZ行政类

全宗号—年度号—XZ二级类目代号—保管期限—件号

3.JX教学类

全宗号—年度号—JX二级类目代号—保管期限—件号

4.KY科学研究类

全宗号—年度号—KY二级类目代号—保管期限—件号

5.JJ基本建设类

全宗号—年度号—JJ二级类目代号—保管期限—件号

6.SB仪器设备类

全宗号—年度号—SB二级类目代号—保管期限—件号

7.CB出版类

全宗号—年度号—CB二级类目代号—保管期限—件号

8.WS外事类

全宗号—年度号—WS二级类目代号—保管期限—件号

9.CK财会类

全宗号—年度号—CK二级类目代号—保管期限—件号

10.学生类（单独组卷）

11.SX声像类

全宗号—SX二级类目代号—保管期限—册号—张号

12.实物档案类

全宗号—SW二级类目代号—保管期限—件号

13.电子档案类

全宗号—Dg—类别号—件号

二、档案实体分类简表

（一）DQ 党群工作

一级类目DQ  二级类目 11党务综合

12纪检、监察

13组织

14宣传教育

15统战

16工会

17团委

（二）XZ 行政工作

一级类目XZ  二级类目 11行政综合

12人事

13审计

14武装、保卫

15后勤     

16档案、图书情报

（三）JX 教学工作

一级类目JX  二级类目 11综合

12学科、实验室与网络化建设

13招生

14学籍管理

15课堂教学与教学实践

16学位

17学生

18继续教育

19学工 

（四）KY 科研工作

一级类目KY  二级类目 11综合

12课题项目

（五）JJ 基本建设

一级类目JJ  二级类目 11综合

（六）SB 仪器设备

一级类目SB  二级类目 11综合

12仪器设备项目

（七）CB 出版工作

一级类目CB  二级类目 11综合

（八）WS 外事工作    

一级类目WS  二级类目 11综合

（九）CK 财会工作

一级类目CK  二级类目 11综合

12会计报表

13会计账簿

14会计凭证

15工资清册

（十）XS学生档案

一级类目XS  二级类目 11学生个人材料

（十一）SX声像档案

一级类目SX  二级类目 11综合                      

12照片          

13磁盘          

14磁带

15其他                                   

（十二）SW实物档案

一级类目SW  二级类目 j 奖牌、奖状、证书、锦旗等

y 机构、部门废弃印章

z 字、画

q 其他具有保存价值物品

（十三）Dg电子档案

一级类目Dg

• 档案分类方案、归档范围和保管期限表

一、党群工作（一级类目代号：DQ）
二级类目	归档范围	保管期限
党务综合 （DQ11）	1.上级针对本院有关党的建设的文件材料
	（1）需要长期贯彻执行的（针对本院党务工作的）	永久
	（2）需要短期贯彻执行的 (其他的)	30年
	2.党委工作规划、计划、报告、总结	永久
	3.党委发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知	永久
	4.党委召开的工作会议材料（记录、纪要、决定及会议讨论通过的文件等）	永久
	5.各总支、直属支部工作经验总结汇报材料	永久
	6.各总支、直属支部书记换届改选材料	永久
	7.党委工作的统计报表	永久
	8.党委工作的各项规章制度	永久
	9.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年

纪检、监察 （DQ12）	1.上级关于纪检、监察工作的文件	永久/30年
	2.制度、计划、总结、报告、请示、批复、调查及统计材料	永久
	3.纪委会会议记录、纪要、决定、决议	永久
	4.群众来信来访处理、案件查处情况等文件材料	永久/30年
	5.其他有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
组织 （DQ13）	1.上级关于组织工作的文件材料	永久
	2.本院组织工作计划、总结、规章制度、请示与批复、决定、报告、调查、汇报等材料	永久
	3.干部任免、调动的报告、请示、批复、决定、通知等材料，干部名册	永久
	4.先进党支部、优秀党员、优秀党务工作者名单和材料	永久
	5.学院党总支、直属支部委员名册	永久
	6.本校党员名册、发展新党员及预备党员转正的文件材料	永久
	7.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
宣传教育 （DQ14）	1.上级有关针对本院宣传工作的文件材料	永久
	2.本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结	永久
	3.反映本院重大活动的简报、剪报及各种图表	30年
	4.本院宣传工作的规章制度	永久
	5.反映重大工作的宣传材料	永久
	6.其他具有保存价值文件材料	永久/30年/10年
统  战 （DQ15）	1.各民主党派成员和负责人名册及有关材料	永久
	2.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
工  会 （DQ16）	1.上级有关工会、妇女工作的文件材料	30年
	2.本院工会组织机构情况、工作计划、报告、通知、决定、请示与批复、总结等材料	永久
	3.教职工代表大会与工会会员代表大会的请示与批复、通知、名单、议程、工作报告、领导人讲话、选举结果、大会发言稿（会议提案及处理情况、代表证、选票等长期保存）	永久
	4.工会先进集体、先进个人的名单和材料	30年
	5.工会委员会会议纪要	30年
	6.基层工会干部名册、工会会员名册（红头）	30年
	7.学院教工运动会资料	30年
	8.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
团  委 （DQ17）	1.上级关于共青团工作的文件材料	永久
	2.本院团代会、学代会的请示与批复、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言稿和大会通过的文件材料	永久
	3.本院团代会、学代会的提案及办理情况、代表证、选票式样等材料	永久
	4.团委工作计划、报告、总结及规章制度	30年
	5.团委工作典型调查、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料	30年
	6.团员违纪处分、处理、申诉、复查、撤消处分等材料	30年
	7.团员名册、发展团员名册、超龄退团人员名册	30年
	8.团专职干部任免通知及批复	30年
	9.分团委以上团干部名单	30年
	10.院团委会议纪要	30年
	11.院学生会的有关材料	30年
	12.各种学生社团的组织名称、名单、章程等材料	30年
	13.团委组织进行的重大活动的有关材料	30年
	14.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
二、行政工作（一级类目代号：XZ）
二级类目	归档范围	保管期限
行政综合 （XZ11）	1.上级有关高校行政管理的综合性文件
	（1）需要长期贯彻执行的	永久
	（2）需要短期贯彻执行的	30年
	2.学院总体发展规划、校园建设规划	永久
	3.学院的规章制度、管理办法	永久
	4.学院工作计划、报告、总结	永久
	5.院长办公会议纪要	永久
	6.上级机关对本院工作进行检查、调查材料和经验总结等材料	永久
	7.学院综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料	永久
	8.学院统计年报表及统计资料汇编	永久
	9.学院年鉴	永久
	10.校庆工作材料
	（1）校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品等	30年
	（2）校庆活动的一般材料	30年
	11.校史工作有关材料	30年
	12.校友工作有关材料	30年
	13.本院董事会工作有关材料	30年
	14.院领导与上级机关有关本院工作的来往信件及在报刊社发表的稿件	30年
	15.学院向上级机关的各种请示、报告与批复	永久
	16.学院代码、法人代表证及学院与外单位签订的各种合同、协议等材料	永久
	17.启用、废除印章的文件及印模	永久
	18.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
人事 （XZ12）	1.本院人事工作的规章制度、管理办法、岗位职责	永久
	2.本院人事工作规划、计划、报告及总结	永久
	3.学院加强教师队伍建设的措施和政策	永久
	4.本院关于人事工作向上级的请示及批复	永久
	5.教职工违纪处分及复查、撤消处分的材料	永久
	6.教职工名册（分单位名册、分类名册等）登记表（截至上一年底12月31日）	永久
	7.教职工转正名单及相关材料	永久
	8.教职工工资名册、工资调整名册等材料（留人事）	30年
	9.教职工考核、评定、聘任专业技术职称材料及上级批复	永久
	10.学院与教职工之间的合同、协议书等材料（留人事）	永久
	11.教师培训、总结等材料	30年
	12.教师培养材料（含骨干教师培养）	30年
	13.师德师风建设材料	30年
	14.重要会议纪要	30年
	15.其他具有保存价值文件材料	永久/30年/10年
审计 （XZ13）	1.上级有关审计工作的文件材料	永久
	2.本院审计工作的规章制度、计划、总结、报告	永久
	3.审计工作统计年报及重要报表	30年
	4.财务收支、经济效益、承包经营、基建预、结算等审计材料、审计简报	永久
武装、保卫 （XZ14）	1.上级有关公安保卫工作的文件材料	永久
	2.保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表	永久
	3.院内各种治安案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的批复	永久
	4.本院保卫工作方面的规章制度、简报	30年
	5.学院安全保卫工作统计报表、简报	30年
	6.学院关于安全保卫工作向上级的请示及批复	30年
	7.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
后勤工作 （XZ15）	1.上级关于后勤管理等工作的文件材料	永久
	2.后勤管理工作的规章制度、计划、总结及报告	永久
	3.本单位维修、车辆、膳食管理、通讯、水电、绿化等工作的合同或协议书	30年
	4.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
图书、档案工作 （XZ16）	1.上级有关图书、档案工作的重要文件	永久
	2.图书、档案的规章制度、计划、总结及报告	永久
	3.图书目录、每年新增图书目录、统计年报（含图书事实数据）	30年
	4.图书、档案工作与院内外交流活动培训的有关材料	30年
	5.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
三、教学工作（一级类目代号：JX）
二级类目	归档范围	保管期限
教学综合 （JX11）	1.上级机关有关教学工作的文件材料	永久
	2.有关本、专科生的人才培养方案	永久
	3.有关教学工作的规章制度	永久
	4.学科、专业论证、评估、申报、审批材料	永久
	5.重点学科、专业建设材料	永久
	6.学科、专业建设计划、简报、总结材料、统计报表	永久
	7.教学检查、教学评估及教学质量评奖材料	30年
	8.各级各类优秀教学奖材料	永久
	9.网络化教学建设材料	永久
	10.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
学科、实验 室与网络化 建设 （JX12）	1.上级重要文件材料	永久
	2.实验室建设、网络化建设的文件材料	永久
	3.实验室建设计划、论证、评估、申报、审批、统计报表及设备管理等材料	永久
	4.其他具有保存价值的文件材料	永久
招生 （JX13）	1.上级有关招生工作的文件材料	永久
	2.本院招生工作计划、总结、请示与批复	永久
	3.新生录取名册	永久
	4.新生入学资格审查等材料	永久
	5.招生简章等宣传材料	永久
	6.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年
学籍管理 （JX14）	1.上级主管部门针对本校学籍管理工作的文件	永久
	2.重要会议文件材料、会议纪要	永久
	3.在院学生名册	永久
	4.毕业生领取毕业证、学位证名册	永久
	5.学生学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、转专业、退学）	永久
	6、学生成绩单	永久
	7.其他具有保存价值的文件材料	永久
课堂教学与 教学实践 （JX15）	1.各专业教学计划、方案、教学大纲	30年
	2.各学科专业课程设置及教学工作安排、院历、课程表	30年
	3.典型教案、重要备课记录、教学经验交流等材料	30年
	4.各专业教学实习、生产实习计划、大纲、总结及有关材料	30年
	5.评选优质课程的文件材料	30年
	6.社会调查、社会实践计划、总结及有关材料	30年
	7.考务管理有关材料	30年
	8.教学督导有关材料	30年
	9.优秀本科生学士学位论文	永久
	10.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
学位（JX16）	1.上级有关学位工作文件材料	永久
	2.本院学位评定条例及学位授权申请报告及审批材料	永久
	3.本科生学士学位申请表	永久
	4.学位委员会授予各层次学位名册	永久
	5.其他具有保存价值的文件材料	永久
毕业生（JX17）	1.上级有关毕业生工作的文件材料	永久
	2.优秀毕业生的名单和事迹材料	永久
	3.毕业生档案转递派遣方案	永久
	4.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
继续教育（JX18）	1.上级针对本校继续教育工作的文件材料	永久
	2.本校继续教育工作的规章制度、计划、总结、报告及各类统计报表	永久
	3.继续教育招生宣传、招生简章及招生章程	30年
	4.获各种职业技能证书的审批表	30年
	5.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
学工（JX19）	1.上级针对本校学工工作的文件材料	永久
	2.学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级、优秀成果奖）	30年
	3.学生违纪、违法的处分及撤消处分的决定等有关材料	30年
	4.获得各种奖学金、贷学金、助学金、特困补助的学生名册	30年
	5、其他具有保存价值的文件材料	永久
四、科研工作（一级类目代号：KY）
二级类目	归档范围	保管期限
科研综合（KY11）	1.上级机关有关科研工作的文件	永久
	2.本院科研工作会议材料	永久
	3.科研工作的规章制度、计划、总结、报告、成果奖励办法	永久
	4.科研情况简介等材料	永久
	5.科研成果汇编材料	30年
	6.本院申报科研经费、经费分配计划与使用情况的报告、批复及通知	永久
	7.各专业学科开展学术讨论、交流经验的报告、通知等文件材料	永久
	8.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
科研项目（KY12）	1.申报材料、立项申请书	永久
	2.研究工作阶段小结、中期报告	永久
	3.论文、专著	永久
	4.鉴定审批书、科研成果证明支撑材料	永久
	5.专家评审意见	永久
	6.科研项目结题报告	永久
	7.科研成果获奖证书、奖状原件或复印件	永久
五、基本建设（一级类目代号：JJ）
二级类目	归档范围	保管期限
基建综合 （JJ11）	1.基建工作规章制度、管理办法、岗位职责	30年
	2.基建工作计划、总结、报告	30年
	3.全校性总体规划、设计总平面图、校区平面图	永久
	4.水、电、气管道线分布图	永久
	5.校园土地证	永久
	6.其它重要的文件材料	永久
六、仪器设备（一级类目代号：SB）
二级类目	归档范围	保管期限
仪器设备综合（SB11）	1.上级机关有关仪器、设备的文件材料	30年
	2.关于仪器设备管理的规章制度等文件材料	30年
	3.仪器设备的计划、报告、总结及上级批复	30年
	4.各种仪器、设备移交清册及仪器、设备报废、降档使用、调拨报告和批复	30年
	5.资产管理处的各类统计报表	30年
	6.每年新增仪器、设备清单	30年
	7.每年仪器设备报废清单	30年
	8.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
仪器设备项目（SB12）	1.订购仪器、设备的申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）上级或主管领导批复和准购批示	30年
	2.招标文件、中标通知书及评标结果通知书、评标报告、开标记录及开标会议纪要、中标单位投标书、投标记录、评标表格资料、答疑备忘录	30年
	3.中标单位投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书、投标澄清文件、修正文件、合同和会谈纪要、记录、合同变更文件	30年
	4.各类仪器设备购买协议书及附件	30年
	5.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
七、出版工作（一级类目代号：CB）
二级类目	归档范围	保管期限
出版综合（CB11）	1.有关学校出版的校报等材料	永久
	2.学院校报合订本	30年
	3.学院出版发行的各种刊物	永久
	4.编辑出版工作中形成的其它有关文件	30年
	5.教师自编、主编、参编的正式出版的教材	永久
八、外事工作（一级类目代号：WS）
二级类目	类目名称	保管期限
外事综合（WS11）	1.上级有关外事工作的文件材料	永久
	2.本院外事工作的规章制度、计划、总结等材料	30年
	3.外事工作请示、批复、审批材料、合同或协议等重要材料	30年
	4.外事工作统计报表	30年
	5.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
九、财会工作（一级类目代号：CK）
二级类目	归档范围	保管期限
财会综合（CK11）	1.上级有关财务会计工作的文件材料	永久
	2.本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件	永久
	3.财务工作规章制度	永久
	4.财务税收、财务大检查的有关文件材料	永久
	5.财务会计达标的有关文件材料	永久
	6.会计档案移交清册	永久
	7.会计档案销毁清册	永久
会计报表（CK12）	1.决算会计报表（含基建综合决算）	永久
	2.预算会计报表	30年
	3.年度以上规划表、分配计划、测算表	30年
	4.年度以上各种统计报表（含工资报表）	30年
	5.年度以下各种计划、统计报表	10年
会计账簿（CK13）	1.总账	永久
	2.预算内账簿（含明细账、分户或登记账）	30年
	3.预算外账簿（含明细账、分户或登记账）	30年
	4.日记账簿	30年
	5.固定资产明细账（卡片）	固定资产报废清理后保管5年
会计凭证（CK14）	1.预算内各种原始凭证、记账凭证	30年
	2.预算外各种原始凭证、记账凭证	30年
	3.学院专项基金各种原始凭证、记账凭证	30年
	4.会计拨款凭证	30年
	5.银行对外账单	10年
	6.涉及债权、债务及未清理完毕的凭证	30年
工资清册（CB15）	1.工资发放名册、卡片	永久
	2.工资转移、证明、通知存根	30年
	3.各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册	10年
十、学生档案
二级类目	归档范围	保管期限
学生个人材料（XS11）	1.已批准转正的中国共产党党员入党志愿书、入党申请书，预备党员转正申请书、党校（入党）培训结业登记表、自传和属于自传性质的材料、综合性政审材料及有关证明、考察材料	永久
	2.学生高招报考登记表、考生志愿表、入学考试成绩表、录取登记表	永久
	3.全日制大专、本科学位材料、学历学位证明书、毕业生成绩单、毕业生登记表、体检表、毕业实习鉴定	永久
	4.入团志愿书、申请书	永久
	5.优秀党团员登记表、先进事迹材料、嘉奖通报表彰材料、党团员违纪处分材料	永久
	6.受学院表彰的优秀学生、优秀毕业生、优秀学生干部登记表及各类表彰、先进事迹材料	永久
	7.学生在校期间获得的各类技能资格登记表	永久
	8.学生在校期间的专业变动、学籍异动材料	永久
	9.学生违纪处分材料	永久
十一、声像档案（一级类目代号：SX）
二级类目	归档范围	保管期限
综合（SX11） 照片（SX12） 磁盘（SX13） 磁带（SX14） 其他（SX15）	1.上级领导来院参观、视察、考察工作的照片及录像、录音	永久
	2.本院各种代表大会照片及录像、录音	30年
	3.各种外事活动的照片及录像、录音	30年
	4.各种重要会议、重要活动的照片及录像、录音	永久
	5.重要科研成果样品照片及录像、录音	30年
	6.学生社会实践、毕业实习、学术讲座、辩论演讲、文娱体育等院内外活动及大型竞赛活动有代表性的照片及录像、录音	永久
	7.历届毕业生（含继教、专、本等）合影照片	30年
	8.院友返院回访活动、院庆活动照片及录像、录音	30年
	9.校园历史记录、基本风貌级重要建筑的照片	30年
	10.其他具有保存价值的声像档案	永久/30年/10年
十二、实物档案（一级类目代号：SW）
二级类目	归档范围	保管期限
SWj	1.上级授予各学院、单位的荣誉证书、奖状、奖品、奖杯、锦旗	永久
SWy	2.学校及各处室废止的印章	永久
SWz	3.上级领导的题词、字画等	永久
SWq	4.与本校有关的各类活动的历史实物材料	永久
十三、电子档案（一级类目代号：Dg）	1.关于学校活动中形成的照片及视频	永久
	2.关于学校活动中形成的照片光盘及视频光盘	永久
	3.关于学校活动中形成的其他电子文件以及备份光盘	永久

纪检、监察 （DQ12）	1.上级关于纪检、监察工作的文件	永久/30年
	2.制度、计划、总结、报告、请示、批复、调查及统计材料	永久
	3.纪委会会议记录、纪要、决定、决议	永久
	4.群众来信来访处理、案件查处情况等文件材料	永久/30年
	5.其他有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
组织 （DQ13）	1.上级关于组织工作的文件材料	永久
	2.本院组织工作计划、总结、规章制度、请示与批复、决定、报告、调查、汇报等材料	永久
	3.干部任免、调动的报告、请示、批复、决定、通知等材料，干部名册	永久
	4.先进党支部、优秀党员、优秀党务工作者名单和材料	永久
	5.学院党总支、直属支部委员名册	永久
	6.本校党员名册、发展新党员及预备党员转正的文件材料	永久
	7.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
宣传教育 （DQ14）	1.上级有关针对本院宣传工作的文件材料	永久
	2.本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结	永久
	3.反映本院重大活动的简报、剪报及各种图表	30年
	4.本院宣传工作的规章制度	永久
	5.反映重大工作的宣传材料	永久
	6.其他具有保存价值文件材料	永久/30年/10年
统  战 （DQ15）	1.各民主党派成员和负责人名册及有关材料	永久
	2.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
工  会 （DQ16）	1.上级有关工会、妇女工作的文件材料	30年
	2.本院工会组织机构情况、工作计划、报告、通知、决定、请示与批复、总结等材料	永久
	3.教职工代表大会与工会会员代表大会的请示与批复、通知、名单、议程、工作报告、领导人讲话、选举结果、大会发言稿（会议提案及处理情况、代表证、选票等长期保存）	永久
	4.工会先进集体、先进个人的名单和材料	30年
	5.工会委员会会议纪要	30年
	6.基层工会干部名册、工会会员名册（红头）	30年
	7.学院教工运动会资料	30年
	8.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
团  委 （DQ17）	1.上级关于共青团工作的文件材料	永久
	2.本院团代会、学代会的请示与批复、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言稿和大会通过的文件材料	永久
	3.本院团代会、学代会的提案及办理情况、代表证、选票式样等材料	永久
	4.团委工作计划、报告、总结及规章制度	30年
	5.团委工作典型调查、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料	30年
	6.团员违纪处分、处理、申诉、复查、撤消处分等材料	30年
	7.团员名册、发展团员名册、超龄退团人员名册	30年
	8.团专职干部任免通知及批复	30年
	9.分团委以上团干部名单	30年
	10.院团委会议纪要	30年
	11.院学生会的有关材料	30年
	12.各种学生社团的组织名称、名单、章程等材料	30年
	13.团委组织进行的重大活动的有关材料	30年
	14.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
二、行政工作（一级类目代号：XZ）
二级类目	归档范围	保管期限
行政综合 （XZ11）	1.上级有关高校行政管理的综合性文件
	（1）需要长期贯彻执行的	永久
	（2）需要短期贯彻执行的	30年
	2.学院总体发展规划、校园建设规划	永久
	3.学院的规章制度、管理办法	永久
	4.学院工作计划、报告、总结	永久
	5.院长办公会议纪要	永久
	6.上级机关对本院工作进行检查、调查材料和经验总结等材料	永久
	7.学院综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料	永久
	8.学院统计年报表及统计资料汇编	永久
	9.学院年鉴	永久
	10.校庆工作材料
	（1）校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品等	30年
	（2）校庆活动的一般材料	30年
	11.校史工作有关材料	30年
	12.校友工作有关材料	30年
	13.本院董事会工作有关材料	30年
	14.院领导与上级机关有关本院工作的来往信件及在报刊社发表的稿件	30年
	15.学院向上级机关的各种请示、报告与批复	永久
	16.学院代码、法人代表证及学院与外单位签订的各种合同、协议等材料	永久
	17.启用、废除印章的文件及印模	永久
	18.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
人事 （XZ12）	1.本院人事工作的规章制度、管理办法、岗位职责	永久
	2.本院人事工作规划、计划、报告及总结	永久
	3.学院加强教师队伍建设的措施和政策	永久
	4.本院关于人事工作向上级的请示及批复	永久
	5.教职工违纪处分及复查、撤消处分的材料	永久
	6.教职工名册（分单位名册、分类名册等）登记表（截至上一年底12月31日）	永久
	7.教职工转正名单及相关材料	永久
	8.教职工工资名册、工资调整名册等材料（留人事）	30年
	9.教职工考核、评定、聘任专业技术职称材料及上级批复	永久
	10.学院与教职工之间的合同、协议书等材料（留人事）	永久
	11.教师培训、总结等材料	30年
	12.教师培养材料（含骨干教师培养）	30年
	13.师德师风建设材料	30年
	14.重要会议纪要	30年
	15.其他具有保存价值文件材料	永久/30年/10年
审计 （XZ13）	1.上级有关审计工作的文件材料	永久
	2.本院审计工作的规章制度、计划、总结、报告	永久
	3.审计工作统计年报及重要报表	30年
	4.财务收支、经济效益、承包经营、基建预、结算等审计材料、审计简报	永久
武装、保卫 （XZ14）	1.上级有关公安保卫工作的文件材料	永久
	2.保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表	永久
	3.院内各种治安案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的批复	永久
	4.本院保卫工作方面的规章制度、简报	30年
	5.学院安全保卫工作统计报表、简报	30年
	6.学院关于安全保卫工作向上级的请示及批复	30年
	7.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
后勤工作 （XZ15）	1.上级关于后勤管理等工作的文件材料	永久
	2.后勤管理工作的规章制度、计划、总结及报告	永久
	3.本单位维修、车辆、膳食管理、通讯、水电、绿化等工作的合同或协议书	30年
	4.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
图书、档案工作 （XZ16）	1.上级有关图书、档案工作的重要文件	永久
	2.图书、档案的规章制度、计划、总结及报告	永久
	3.图书目录、每年新增图书目录、统计年报（含图书事实数据）	30年
	4.图书、档案工作与院内外交流活动培训的有关材料	30年
	5.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
三、教学工作（一级类目代号：JX）
二级类目	归档范围	保管期限
教学综合 （JX11）	1.上级机关有关教学工作的文件材料	永久
	2.有关本、专科生的人才培养方案	永久
	3.有关教学工作的规章制度	永久
	4.学科、专业论证、评估、申报、审批材料	永久
	5.重点学科、专业建设材料	永久
	6.学科、专业建设计划、简报、总结材料、统计报表	永久
	7.教学检查、教学评估及教学质量评奖材料	30年
	8.各级各类优秀教学奖材料	永久
	9.网络化教学建设材料	永久
	10.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
学科、实验 室与网络化 建设 （JX12）	1.上级重要文件材料	永久
	2.实验室建设、网络化建设的文件材料	永久
	3.实验室建设计划、论证、评估、申报、审批、统计报表及设备管理等材料	永久
	4.其他具有保存价值的文件材料	永久
招生 （JX13）	1.上级有关招生工作的文件材料	永久
	2.本院招生工作计划、总结、请示与批复	永久
	3.新生录取名册	永久
	4.新生入学资格审查等材料	永久
	5.招生简章等宣传材料	永久
	6.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年
学籍管理 （JX14）	1.上级主管部门针对本校学籍管理工作的文件	永久
	2.重要会议文件材料、会议纪要	永久
	3.在院学生名册	永久
	4.毕业生领取毕业证、学位证名册	永久
	5.学生学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、转专业、退学）	永久
	6、学生成绩单	永久
	7.其他具有保存价值的文件材料	永久
课堂教学与 教学实践 （JX15）	1.各专业教学计划、方案、教学大纲	30年
	2.各学科专业课程设置及教学工作安排、院历、课程表	30年
	3.典型教案、重要备课记录、教学经验交流等材料	30年
	4.各专业教学实习、生产实习计划、大纲、总结及有关材料	30年
	5.评选优质课程的文件材料	30年
	6.社会调查、社会实践计划、总结及有关材料	30年
	7.考务管理有关材料	30年
	8.教学督导有关材料	30年
	9.优秀本科生学士学位论文	永久
	10.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
学位（JX16）	1.上级有关学位工作文件材料	永久
	2.本院学位评定条例及学位授权申请报告及审批材料	永久
	3.本科生学士学位申请表	永久
	4.学位委员会授予各层次学位名册	永久
	5.其他具有保存价值的文件材料	永久
毕业生（JX17）	1.上级有关毕业生工作的文件材料	永久
	2.优秀毕业生的名单和事迹材料	永久
	3.毕业生档案转递派遣方案	永久
	4.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
继续教育（JX18）	1.上级针对本校继续教育工作的文件材料	永久
	2.本校继续教育工作的规章制度、计划、总结、报告及各类统计报表	永久
	3.继续教育招生宣传、招生简章及招生章程	30年
	4.获各种职业技能证书的审批表	30年
	5.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
学工（JX19）	1.上级针对本校学工工作的文件材料	永久
	2.学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级、优秀成果奖）	30年
	3.学生违纪、违法的处分及撤消处分的决定等有关材料	30年
	4.获得各种奖学金、贷学金、助学金、特困补助的学生名册	30年
	5、其他具有保存价值的文件材料	永久
四、科研工作（一级类目代号：KY）
二级类目	归档范围	保管期限
科研综合（KY11）	1.上级机关有关科研工作的文件	永久
	2.本院科研工作会议材料	永久
	3.科研工作的规章制度、计划、总结、报告、成果奖励办法	永久
	4.科研情况简介等材料	永久
	5.科研成果汇编材料	30年
	6.本院申报科研经费、经费分配计划与使用情况的报告、批复及通知	永久
	7.各专业学科开展学术讨论、交流经验的报告、通知等文件材料	永久
	8.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
科研项目（KY12）	1.申报材料、立项申请书	永久
	2.研究工作阶段小结、中期报告	永久
	3.论文、专著	永久
	4.鉴定审批书、科研成果证明支撑材料	永久
	5.专家评审意见	永久
	6.科研项目结题报告	永久
	7.科研成果获奖证书、奖状原件或复印件	永久
五、基本建设（一级类目代号：JJ）
二级类目	归档范围	保管期限
基建综合 （JJ11）	1.基建工作规章制度、管理办法、岗位职责	30年
	2.基建工作计划、总结、报告	30年
	3.全校性总体规划、设计总平面图、校区平面图	永久
	4.水、电、气管道线分布图	永久
	5.校园土地证	永久
	6.其它重要的文件材料	永久
六、仪器设备（一级类目代号：SB）
二级类目	归档范围	保管期限
仪器设备综合（SB11）	1.上级机关有关仪器、设备的文件材料	30年
	2.关于仪器设备管理的规章制度等文件材料	30年
	3.仪器设备的计划、报告、总结及上级批复	30年
	4.各种仪器、设备移交清册及仪器、设备报废、降档使用、调拨报告和批复	30年
	5.资产管理处的各类统计报表	30年
	6.每年新增仪器、设备清单	30年
	7.每年仪器设备报废清单	30年
	8.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
仪器设备项目（SB12）	1.订购仪器、设备的申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）上级或主管领导批复和准购批示	30年
	2.招标文件、中标通知书及评标结果通知书、评标报告、开标记录及开标会议纪要、中标单位投标书、投标记录、评标表格资料、答疑备忘录	30年
	3.中标单位投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书、投标澄清文件、修正文件、合同和会谈纪要、记录、合同变更文件	30年
	4.各类仪器设备购买协议书及附件	30年
	5.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
七、出版工作（一级类目代号：CB）
二级类目	归档范围	保管期限
出版综合（CB11）	1.有关学校出版的校报等材料	永久
	2.学院校报合订本	30年
	3.学院出版发行的各种刊物	永久
	4.编辑出版工作中形成的其它有关文件	30年
	5.教师自编、主编、参编的正式出版的教材	永久
八、外事工作（一级类目代号：WS）
二级类目	类目名称	保管期限
外事综合（WS11）	1.上级有关外事工作的文件材料	永久
	2.本院外事工作的规章制度、计划、总结等材料	30年
	3.外事工作请示、批复、审批材料、合同或协议等重要材料	30年
	4.外事工作统计报表	30年
	5.其他具有保存价值的文件材料	永久/30年/10年
九、财会工作（一级类目代号：CK）
二级类目	归档范围	保管期限
财会综合（CK11）	1.上级有关财务会计工作的文件材料	永久
	2.本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件	永久
	3.财务工作规章制度	永久
	4.财务税收、财务大检查的有关文件材料	永久
	5.财务会计达标的有关文件材料	永久
	6.会计档案移交清册	永久
	7.会计档案销毁清册	永久
会计报表（CK12）	1.决算会计报表（含基建综合决算）	永久
	2.预算会计报表	30年
	3.年度以上规划表、分配计划、测算表	30年
	4.年度以上各种统计报表（含工资报表）	30年
	5.年度以下各种计划、统计报表	10年
会计账簿（CK13）	1.总账	永久
	2.预算内账簿（含明细账、分户或登记账）	30年
	3.预算外账簿（含明细账、分户或登记账）	30年
	4.日记账簿	30年
	5.固定资产明细账（卡片）	固定资产报废清理后保管5年
会计凭证（CK14）	1.预算内各种原始凭证、记账凭证	30年
	2.预算外各种原始凭证、记账凭证	30年
	3.学院专项基金各种原始凭证、记账凭证	30年
	4.会计拨款凭证	30年
	5.银行对外账单	10年
	6.涉及债权、债务及未清理完毕的凭证	30年
工资清册（CB15）	1.工资发放名册、卡片	永久
	2.工资转移、证明、通知存根	30年
	3.各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册	10年
十、学生档案
二级类目	归档范围	保管期限
学生个人材料（XS11）	1.已批准转正的中国共产党党员入党志愿书、入党申请书，预备党员转正申请书、党校（入党）培训结业登记表、自传和属于自传性质的材料、综合性政审材料及有关证明、考察材料	永久
	2.学生高招报考登记表、考生志愿表、入学考试成绩表、录取登记表	永久
	3.全日制大专、本科学位材料、学历学位证明书、毕业生成绩单、毕业生登记表、体检表、毕业实习鉴定	永久
	4.入团志愿书、申请书	永久
	5.优秀党团员登记表、先进事迹材料、嘉奖通报表彰材料、党团员违纪处分材料	永久
	6.受学院表彰的优秀学生、优秀毕业生、优秀学生干部登记表及各类表彰、先进事迹材料	永久
	7.学生在校期间获得的各类技能资格登记表	永久
	8.学生在校期间的专业变动、学籍异动材料	永久
	9.学生违纪处分材料	永久
十一、声像档案（一级类目代号：SX）
二级类目	归档范围	保管期限
综合（SX11） 照片（SX12） 磁盘（SX13） 磁带（SX14） 其他（SX15）	1.上级领导来院参观、视察、考察工作的照片及录像、录音	永久
	2.本院各种代表大会照片及录像、录音	30年
	3.各种外事活动的照片及录像、录音	30年
	4.各种重要会议、重要活动的照片及录像、录音	永久
	5.重要科研成果样品照片及录像、录音	30年
	6.学生社会实践、毕业实习、学术讲座、辩论演讲、文娱体育等院内外活动及大型竞赛活动有代表性的照片及录像、录音	永久
	7.历届毕业生（含继教、专、本等）合影照片	30年
	8.院友返院回访活动、院庆活动照片及录像、录音	30年
	9.校园历史记录、基本风貌级重要建筑的照片	30年
	10.其他具有保存价值的声像档案	永久/30年/10年
十二、实物档案（一级类目代号：SW）
二级类目	归档范围	保管期限
SWj	1.上级授予各学院、单位的荣誉证书、奖状、奖品、奖杯、锦旗	永久
SWy	2.学校及各处室废止的印章	永久
SWz	3.上级领导的题词、字画等	永久
SWq	4.与本校有关的各类活动的历史实物材料	永久
十三、电子档案（一级类目代号：Dg）	1.关于学校活动中形成的照片及视频	永久
	2.关于学校活动中形成的照片光盘及视频光盘	永久
	3.关于学校活动中形成的其他电子文件以及备份光盘	永久