武汉城市学院

学生档案管理实施办法（试行）

第一章 总 则

第一条  为加强对学生档案的科学和规范化管理，使学生档案管理更好地为人才培养服务，保障学生权益，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校学生档案管理办法（试行）》及《普通高等学校学生管理规定》（教育部第41号令），结合我院实际，特制订本实施办法（试行）。

第二条  学生档案是指学校在学生管理活动中形成的，反映学生个人经历、德才能绩、学习和社会实践表现的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，是高校档案的重要组成部分。

第三条  学生档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有利于学生档案的利用。

第四条  学生档案工作应纳入教务处、学生工作处、招生工作处和各学部的管理制度和工作计划，以及相关工作人员的职责范围。在布置、检查、总结本部门工作的同时，要布置、检查、总结学生档案工作。

第二章   管理体制和职责

第五条  我校学生档案工作实行由各学部负责档案材料的收集、整理和移交，档案馆负责集中管理，各有关部门协助完成的管理体制。

第六条  档案馆负责学生档案管理工作，其职责为：

（一）保管学生档案，为学校和社会积累个人档案史料；

（二）收集、鉴别和整理学生档案材料；

（三）办理学生档案的查阅、借阅；

（四）做好新生档案的收集建档和毕业生档案的转递工作；

（五）做好学生档案的安全保密和保管利用工作；

（六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；

（七）办理其它有关学生档案事项。

第七条  各学部应有一名负责人分管学生档案工作，并配备学生档案工作人员，负责本学部学生档案材料的收集、整理和移交归档工作。

第八条  各学部分管学生档案工作负责人的职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规以及学校学生档案管理规章制度，将学生档案工作纳入工作计划、管理制度和各部门负责学生档案工作人员的职责范围；

（二）帮助解决学生档案工作中的实际困难；

（三）督促相关工作人员按学生档案管理的要求，做好归口管理的学生档案材料的收集、整理和移交工作。

第九条  招生工作处负责在招生工作结束后两个月内向档案馆移交新生录取名册；教务处负责在电子学籍注册完成后两周内向档案馆移交分班名册（纸质版及电子版）；如学生学籍有异动，教务处负责在该学期末将学籍异动汇总表送交档案馆。

第十条  就业办公室负责向档案馆提交毕业生派遣方案（纸质版及电子版），并最迟于毕业生档案转递前两天将毕业生派遣方案（纸质版及电子版）交档案馆，以便档案馆根据毕业生派遣去向做好学生档案按时转递工作。

第三章   归档材料范围

第十一条  档案材料的归档范围：
　　（一）高中阶段档案材料（含高中材料及高招材料）；

（二）大学阶段档案材料。学生入学登记表、毕业生登记表、历年学习成绩总表、学位证明书、档案转递通知单及回执等；

（三）加入中国共产党、共产主义青年团等组织的相关材料；

（四）奖励材料（含三好学生、优秀党团员、奖学金、优秀学生干部及优秀毕业生等）；

（五）处分材料（含个人检查、调查报告、校级及以上处分决定或免于处分的意见等）

（六）更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等；

（七）出国材料。因公（私）出国（出境）审查表、在国外表现情况材料、学习情况材料或鉴定材料等；

（八）退学材料。学生退学的校级红头文件；

（九）其他有价值的材料。

第四章   管理要求

第十二条  凡是由学校正式录用的本、专科等各类学生的档案一律由档案馆统一管理。

第十三条  休学、参军学生的档案应作非在校学生档案由档案馆保存；复学后，应及时将其档案按所在专业班级及学号顺序重新归入在校生档案。

第十四条  退学学生的档案，按其有关规定将退回其户籍所在地的人才服务中心保管。

第十五条  学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由档案馆保管，刑满释放、解除劳教，或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或户籍所在地的人才服务中心保管。

第十六条  学生出国不归、失踪、逃亡或因故死亡，其档案由档案馆保管。

第五章   归档材料的收集、鉴别与归档

第十七条  学生高中档案由生源地招生机构（或学校）通过邮寄或学生自带的方式，由其所属学部统一收集，按照档案归档的相关规定，分专业、班级，以学号为排列顺序，制作《新生档案（材料）移交明细表》（纸质版和电子版），与归档材料一同移交档案馆。

第十八条  大学阶段形成的各类学生档案材料，在档案材料形成后的一个月内向档案馆移交归档；成批转递毕业生档案时，各单位按本办法第二十六条“对集中归档材料的要求”办理。

第十九条  学生档案进入档案馆后，更换统一的学校专用档案袋，整理排序上架。

第二十条  归档材料必须完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位公章及个人署名，有形成材料的日期。

第二十一条  归档材料应使用国家统一规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第二十二条  归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第二十三条  档案馆对不符合归档要求的档案材料，有权拒收或退还归档单位，并要求其限期改正后归档。

第二十四条  任何单位和个人，均不得将不作要求归档的材料归入学生档案。

第六章   集中归档的要求

第二十五条  集中归档材料

按本文第十一条中“（二）大学阶段档案材料”的归档范围办理。

第二十六条  对集中归档材料的要求：

（一）各学部在档案材料送到档案馆之前，应把每位毕业生的材料集中在一起；

（二）将归档材料分专业、班级，按学号的顺序依次排列；

（三）依照档案馆规定的材料移交日程安排，经档案馆工作人员对归档材料审核无误后，再按要求将档案材料归入每个毕业生的档案袋中；

（四）将所缺材料以班为单位作好统计，列出明细清单，交档案馆备查；

（五）归档材料中的《学生入学登记表》应加盖学部公章、成绩单应加盖教务处公章，《毕业生登记表》应加盖学部公章及就业办公室公章。

（六）以上各项工作均由各学部分管学生档案工作的负责人组织人员协助档案馆工作人员共同完成。

• 档案的保管与保护

第二十七条  根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密，科学地保管。

（一）学生档案要建立学生档案库房，库房要坚固、安全、要有严格的“十防”安全措施（防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防有害气体）。

（二）库房的各项安全设施应定期检查以确安全，要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。

（三）保管学生档案要建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。

（四）要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。

第二十八条  学生档案入库后，要更换统一和规范的学生档案袋。

第二十九条  认真负责管理好学生档案，对利用学生档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守保密法》 的要依法处理。

第八章   学生档案的利用

第三十条 查阅和借阅学生档案，应遵守以下规定：

（一）因工作需要，单位和个人须填写《查阅档案审批表》，经所在单位批准后，方可到档案馆办理相关手续并查阅档案；

（二）学生不能查阅学生档案，任何人不得以任何理由查阅本人及其亲属档案；

（三）学生档案一般不外借，如确需借出，需填写《档案外借审批表》，经相关领导批准，并严格履行登记手续方可借出，借用期不得超过7天（含休息日），超期必须办理续借手续；

（四）档案馆根据规定或要求，确定可查阅的档案材料；

（五）查阅和借用学生档案的单位或个人不得擅自复印档案的内容，确因需要从档案中取证的，需出具证明或说明原因，经档案馆负责人批准；

（六）查阅学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得向无关人员泄露档案内容，对违犯者，应视情节轻重，根据学校有关制度及《中华人民共和国档案法》给予处罚。

第九章   学生档案的转递

第三十一条  学生毕业后，档案馆按就业办公室提供的毕业生派遣方案，将毕业生档案转递到就业单位及户籍所在地的人才服务中心保管。如有特殊情况需将档案保留在校的，按本文第十三条至第十六条中相应类别处理。

第三十二条  转递毕业生档案应遵守下列规定： 

（一）通过中国邮政速递EMS或派专人（中共党员）送取，原则上不交毕业生本人或其委托人提走；

（二）转出的档案应完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（三）转出的档案必须密封、加盖档案馆公章，并严格按档案派遣地址（就业办公室提供）转递。

第三十三条  应届毕业生考取了研究生，所在学部应及时将该生录取院校出具的调档函交档案馆，档案馆按调档函要求的时间、地址将该学生档案转递至录取院校。

第十章  附  则

第三十四条  学校其他办学层次的本科生、专科生档案管理工作参照本办法执行。

第三十五条  本办法由学校授权档案馆负责解释，自印发之日起施行。原《学生档案管理实施办法（试行）》（院档案[2013]2号）自印发之日起同时废止。