资产办公室

各单位：

为强化我校资产全生命周期管理，规范资产入库登记全流程操作，确保资产账实相符、管理闭环，根据《公司所属学校固定资产管理办法(试行)》(美联地产〔2024〕司字011号)、《武汉城市学院资产管理实施细则(试行)》(城院资产〔2025〕1号)等文件规定，结合学校实际，现就资产入库登记有关工作通知如下：

一、资产分类体系及确认标准

学校资产分为固定资产、低值耐用品、材料、易耗品等四大类别，具体分类体系及确认标准如下：

（一）固定资产

1.分类体系：土地、房屋及构筑物;专用设备;通用设备：文物及陈列品;图书及档案;家具、用具、装具及动植物等。

2.确认标准

(1)单位价值在1000元(含)以上，使用期限在一年(含)以上且在使用过程中基本保持原有物质形态的资产;

(2)单位价值在1000元(不含)以下，但使用期限在一年(不含)以上的大批同类物资;

(3)家具、图书、档案、文物及陈列品不论价值高低均作为固定资产管理;

(4)自制设备在全部组装完成并经验收后按所发生的费用总值定价列为固定资产。

（二）低值耐用品

指单位价值在500元(含)至1000元(不含)之间，使用期限在一年以上，能单独重复使用且不易损坏的仪器、设备、仪表、教具、工具、量具等。​

（三）材料

指一次性使用即消耗或逐渐消耗后无法复原的物资，包括金属、非金属各类原材料、燃料、试剂等。​

（四）易耗品

指使用期限在一年以下，易消耗或易损坏的物资，包括玻璃器皿、元件、器件、灯泡、零配件、劳动保护用品及日常办公用品等。

二、登记入账的资产应符合的条件

1.资产产权归属清晰，无产权纠纷，依法归属于武汉城市学院;

2.入账前须明确具体使用部门、领用人及管理人，确保责任到人。

三、资产入库登记工作流程及操作要求

凡通过购置、修建、调剂、划拨、接受捐赠等方式新增的资产，均纳入学校资产管理范畴。各使用部门须在资产验收合格后5个工作日内，通过学校资产管理系统完成入库登记手续，杜绝账外资产形成，具体流程及操作要求如下：

（一）固定资产、低值耐用品入库登记

1.使用部门系统建账

(1)资产验收合格后，使用部门资产管理员登录学校资产管理系统“资产管理”模块中的“入账管理”界面分类进行系统建账。严格执行“一物一卡、一卡一号”原则，逐一录入资产信息并提交审核;

(2)登记信息须以合同、正规发票、项目验收报告、实物照片等为合法依据，必填信息包括：资产名称、规格型号、数量、单价、金额、购置日期、供货商、存放地点、合同编号、发票号码、使用单位、科室、领用人、管理人等，确保数据准确、信息完整无遗漏;

(3)系统录入后，须预览核对信息，确认无误后提交至资产管理办公室审核端口。

2.资产管理办公室审核

(1)使用部门完成系统录入后，由资产管理办公室根据合同原件、发票原件、项目验收报告、系统录入信息、实物照片打印件等进行系统审核;

(2)审核内容：系统录入信息与纸质资料是否一致;是否存在错填、漏填、填报不规范等问题;主要资产的供货、安装及验收情况、发票等是否真实齐全;

(3)审核规则：资料未完整提供或未按要求上传至系统的，直接不予审核;审核不合格的，一次性告知修改意见，退回使用部门限期3个工作日内修改完善后重新提交;审核通过的，打印固定资产标签;

(4)时限要求：资产管理办公室收到完整资料后，3个工作日内完成审核。

3.打印并签审资产《入库单》

(1)审核通过后，使用部门资产管理员从系统打印带唯一编号的资产《入库单》;

(2)签字要求：须经填报人、使用部门资产领用人及管理人、资产管理员、使用部门负责人逐一审签，须本人手写签字，严禁代签、漏签，严禁供货商、学生等非相关人员代为签字;

(3)存档与流转：签审完毕后，一份由使用部门提交资产管理办公室存档，一份由报账人留存，作为财务报销的必备凭证。

4.粘贴固定资产标签

(1)使用部门领取资产标签后，3个工作日内完成粘贴，确保标签粘贴牢固、不易脱落、清晰可见;

(2)粘贴规范：严格按照学校《关于进一步规范学校资产标签化工作的通知》[城院资产〔2026〕1号]要求执行;

(3)监督抽查：资产管理办公室每季度开展标签粘贴情况专项抽查，对未按要求粘贴、随意丢弃或撕毁标签的部门，予以通报并限期整改。

（二）材料、易耗品入库登记

1.使用部门系统建账

(1)材料、易耗品验收合格后，使用部门资产管理员登录学校资产管理系统“仓库管理”模块中的“采购入库”、“领用申请”界面，按常规类、实验类分类完成系统入库建账及出库领用手续;​

(2)系统录入后，须预览核对信息，确认无误后提交至使用部门内部审核端口。

2.使用部门审核

(1)使用部门资产管理员完成系统录入后，由使用部门项目负责人依据合同原件、发票原件、项目验收报告、系统录入信息等开展系统审核;

(2)审核内容：系统录入信息与纸质资料的一致性;是否存在错填、漏填、填报不规范等问题;主要材料、易耗品的到货验收情况、发票等资料的真实性与完整性;

(3)审核规则：信息未完整录入或未按要求上传至系统的，直接不予审核;审核不合格的，一次性告知修改意见，退回使用部门资产管理员，限期3个工作日内修改完善并重新提交，直至审核通过;

(4)时限要求：使用部门项目负责人收到完整资料后，须在3个工作日内完成审核。

3.打印并签审材料、易耗品《采购入库单》、《领用申请单》

(1)审核通过后，使用部门资产管理员从系统打印带唯一编号的材料、易耗品《采购入库单》、《领用申请单》;

(2)签字要求：须经实物验收人、实际领用人、签收人、使用部门负责人及资产管理办公室负责人逐一审签，须本人手写签字，严禁代签、漏签，严禁供货商、学生等非相关人员代为签字;

(3)存档与流转：签审完毕后，由使用部门报账人留存，作为财务报销的必备凭证。

四、资产入库后后续管理要求

1.固定资产、低值耐用品入库后，使用部门资产管理员可通过资产管理系统办理资产查询、统计、打印及变动申请(含调拨、报废等)等业务;涉及资产变动的，须在系统提交申请并附相关证明材料，系统审核通过后3个工作日内，将系统生成的纸质单据加盖部门公章，报送资产管理办公室备案，逾期未备案的，视为无效变动;

2.使用部门须于每月5号前，通过资产管理系统完成上月新增资产的账、卡、物核对工作，确保账实、账卡、账账相符;资产管理办公室每年定期开展全校资产清查，核对结果作为部门资产管理考核的重要依据;

3.材料、易耗品须通过资产管理系统按分类完成入库建账及出库领用登记，建立完整的入库、领用台账，并严格履行签字确认手续。

五、工作要求及责任追究

1.各资产使用部门、归口管理部门须高度重视资产入库登记工作，明确专人(资产管理员)负责全流程操作，确保新增资产“应登尽登、及时登记”，严禁拖延、漏报;

2.新增资产无论经费来源、取得渠道，凡符合入账条件的，须先完成入库登记，再办理财务报销手续;财务处须严格执行 “入库优先”原则，未完成资产入库的，一律不予报销;资产管理办公室定期与财务处核对报销数据，构建监管闭环机制;

3.对存在以下情形的，资产管理办公室将视情节严肃处理：

(1)未按规定时限办理入库登记，经提醒后仍未整改的，予以通报，并扣减部门资产管理考核相应分数;

(2)提供虚假资料、隐瞒资产真实情况(如拆分资产、降低单价规避登记等)的，予以通报，并依规追究使用部门负责人及资产管理员相关责任;

(3)因管理不善导致资产流失、损坏，或擅自处置已登记资产的，按学校相关规定追究其经济赔偿责任及相应责任。

六、附则

本通知自发布之日起正式施行，由学校资产管理办公室负责解释。

 

武汉城市学院

2026年1月20日