武汉城市学院教学档案管理办法(试行)

第一章 总 则

第一条 为了加强对教学档案的管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学研究、评估检查等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合学院实际，特制定本办法。

第二条 教学档案是指本校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等载体的文件材料。

第三条 教学档案原则上实行集中统一管理，确保档案完整、 系统、准确和安全，便于开发利用。根据实际工作情况，由档案馆和教学材料形成部门分别保管教学档案。

第四条 教学档案工作是教学管理的重要组成部分，实行“三纳入”:即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员的岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。

第五条 教学档案应实行“四同步”管理，即下达教学任务与提出教学文件材料和归档要求同步；检查教学计划与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收归档同步；上报评审材料、教师考核晋升与档案馆出具归档证明同步。

第二章 岗位职责

第六条 学院教务处和各学部必须有一名负责人分管教学档案工作，并配备教学档案管理专职人员，统一管理本部门、本系统的教学档案材料，部分重要教学档案按规定向学院档案馆移交。

第七条 学院教务处教学档案管理人员工作职责：

(一)负责相关管理制度的建设，指导学部的教学档案管理工作，学部教学档案管理工作列入学院对学部教学管理工作的考核内容。

(二)加强与学院档案馆的联系，共同做好业务指导和监督工作，定期或不定期地组织教学档案质量检查。并根据学院要求及时向学院档案馆移交教学档案。

(三)监督本处各科室和各学部教务科认真执行相关管理制 度，对本处和各学部的教学档案负责人员提出具体要求并帮助他 们解决实际问题。

第八条 学部教学档案管理人员工作职责：

(一)做好学部教学文件材料的形成、集存工作，并根据学院要求及时向档案馆移交教学档案；

(二)重视收集学院领导和学部有关教学工作会议的记录、纪要，教师教学研究活动记录，典型教案，集体备课记录；

(三)重视培养方案、课程教学大纲、教学日历、课表、试卷、实习计划、毕业设计(论文)选题表、各类工作总结等教育教学活动中所形成的文件材料的收集、立卷；

(四)重视学生各类竞赛的获奖等各种材料的收集、立卷；

(五)重视历届毕业生毕业论文及毕业设计的收集、立卷；

  (六)重视其它重要教学档案文件的整理和保存工作，做到取用方便。

第九条 档案馆教学档案管理人员的职责：

(一)根据国家和学院有关档案工作的政策和法规，制定本单位教学档案工作的各项管理制度；

(二)对立卷单位的档案工作进行监督、指导，并协助兼职档案员做好立卷归档工作；

(三)对接收进馆的教学档案进行分类、整理及数字化加工工作，编制各种检索工具，开展教学档案编研工作，为学院各项工作服务；

(四)做好档案的保管、利用和统计工作；

(五)执行党和国家关于保密的规定，维护涉密档案的安全；

(六)对立卷单位的兼职档案人员进行业务培训。

第三章 归档范围

第十条 归档范围(见附件)。

(一)上级主管部门及学校制定的有关教育教学建设和改革、校风、教风、学风建设的重大决策、决议、规章制度等文件；

(二)体现学校社会地位或声誉的有关教育教学活动、事件、成果等文件或实物(如个人、集体奖状等);

(三)用于认定在校学生学业情况的重要文件，如试卷、学生课程成绩单、课程设计、实验报告、实习报告、毕业设计(论文)等；

(四)教育教学过程形成的各种文件，如：专业培养方案、课程档案、课程大纲、教学日历、专业实习计划(方案)、毕业设计(论文)选题表、试卷送审单、试卷分析等材料；

(五)其它需要保存的重要材料，如重点工作、年度计划、总结等。

第四章 归档要求

第十一条 归档文件立卷要求

(一)在立卷时，凡是有涉及全院或全局工作的档案材料，均应单独组卷。

(二)学生成绩单以学部、专业班级为单位由教务处向档案馆移交，成绩单打印必须清晰，加盖学生成绩专用章，并按照档案馆要求附目录；成绩单的课程要写全称，不能省略；纸质成绩单应使用A4 纸，在左侧应留25mm 宽的装订边。

(三)归档的教材目录中应有教材名称、作者姓名、出版社、印刷版次等项目；

(四)课程档案、试卷档案、毕业设计(论文)档案、实践环节档案等教学档案归档要求参照相关教学管理制度执行。

(五)归档材料的字迹必须符合存档要求。应使用蓝黑、黑色墨水，或不易褪色的书写材料书写。不能使用铅笔、彩笔、圆珠笔等其它易褪色的书写材料书写。教学档案的案卷质量应符合《归档文件整理规则》(DA/T22-2015),  与纸质文件材料配套的电子文件，参照《电子文件归档与电子档案管理规范》 (GB/T 18894-2016)执行。

第十二条 教学档案涉密材料，遵照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《国家秘密保密期限的规定》的规定，涉密文件形成部门划分涉密等级和涉密期限。违反其规定者，依据《中华人民共和国档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》的有关条款进行处罚。

第十三条 对归档材料不符合相关规定的，各保存部门应当拒绝接收，并限期整改，待符合各项文件规范后入库保存。

第五章 归档时间

第十四条 根据保管范围(附件2),保存在档案馆的教学档案在每年6月30日内完成归档，保存在教务处的档案应在项完结后三个月内归档，保存在各学部(公共课部、马克思主义学院)的教学档案应在学期结束后一个月内完成整理上架及数据移交工作。

第六章 档案经费、库房及销毁

第十五条 学院应当设立专项经费，列入学院预算，专款专 用，以保证教学档案工作的实际需要。

第十六条 教学档案材料在交接中严格履行移交手续，有各类档案收进、移出登记簿及相关审批手续，档案入库后由专人负责上架、排列、保管及利用。教学档案库房不得与其他房间混用。

第十七条 日常做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防光等“八防”工作，确保教学档案实体与信息的安全。

第十八条 根据国家档案保管期限规定，每年对库藏档案进行一次清点，需要延期保存的教学档案，由鉴定小组确定续存期，对到期已无保存价值的档案，登记造册，报请学院鉴定销毁工作组领导和相关部门负责人批准，在销毁清册上签字，由参加鉴定的工作人员送达指定地点销毁，具体参照《学院档案鉴定与销毁制度》办理。

第七章 附 则

第十九条 本办法由学院档案馆负责解释，自公布之日起施行。